• Hoe een definitieve boeking maken ? U maakt een definitieve boeking wanneer u ons schriftelijk (per e-mail) de boeking bevestigd. Op dit moment wordt de artiest/act door ons ook vastgelegd en is een overeenkomst tot stand gekomen. Vervolgens ontvangt u per post een bevestiging waarin alle gemaakte afspraken met betrekking tot uw boeking overzichtelijk en duidelijk zijn vastgelegd. U tekent de overeenkomst en retourneert deze naar ons. U ontvangt enkele dagen later een door ons ondertekend exemplaar t.b.v. uw administratie retour. • Welke informatie is nodig om een overeenkomst op te kunnen maken? - Naam van de artiest die u wenst te boeken - Datum van optreden - Tijd van optreden - Contactgegevens (adres, btw-nummer) van opdrachtgever (inclusief bevoegd persoon namens organisatie i.v.m.    ondertekening), inclusief telefoonnummer - Adres van locatie waar de artiest dient op te treden, inclusief vast telefoonnummer. - Contactpersoon op locatie bij voorkeur GSM-nummer - Reden van het feest/event/bijeenkomst (programma van de avond / eventueel draaiboek) - Aantal gasten - Besloten of openbaar. Indien openbaar ook vermelding ticketprijs. • Wat is de definitie van een besloten feest/evenement? Besloten wil zeggen: geen kaartverkoop, geen media, geen reclame, niet vrij toegankelijk. • Wat met vergunningen en belastingen ? Zorg tijdig voor de nodige vergunningen om uw evenement te organiseren. • Wat is SABAM, hoe werkt het en wat zijn mijn verplichtingen als organisator ? SABAM is de Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers. Zij heeft tot doel het innen en verdelen, administreren en beheren (in de ruimste zin van het woord) van alle auteursrechten in België en in de andere landen waar wederkerigheidsovereenkomsten zijn gesloten (met onze zusterverenigingen, dat wil zeggen met de andere collectieve beheersverenigingen in de wereld). Het auteursrecht (dat geen belasting is maar een uitgesteld loon) kan op twee manieren worden geïnd: via individuele inningen of via collectieve inningen. We spreken van individuele inningen wanneer de gespeelde werken en de rechthebbenden ervan (d.w.z. de auteurs, uitgevers, erfgenamen) op voorhand bekend zijn. Het geïnde bedrag is dan op voorhand geweten en dus ook het uit te keren bedrag. We spreken van collectieve inningen wanneer de gespeelde werken en de personen voor wie wij zullen uitkeren, niet op voorhand bekend zijn. Deze inningen gebeuren bij de media, restaurants, handelszaken, cafés… Gelegenheidsinning : Een inning bij een niet-permanente manifestatie (zoals bvb. een fuif, een concert of een barbecue) die niet onder een jaar- of tijdelijke overeenkomst valt. 1. u moet toestemming hebben van de auteurs en andere rechthebbenden. 2. u moet een vergoeding afspreken voor het gebruik van het werk. Wat moet u doen als verantwoordelijke/organisator? a) u verstuurt de Aanvraag tot toelatingvolledig ingevuld en ondertekend via mail, fax of post minimum 10 dagen vóór de datum van de manifestatie naar uw lokaal inningskantoor; b) u verstuurt de opgave van uitgevoerde werken (*) volledig ingevuld en ondertekend door de verantwoordelijke van de muziek via mail,   fax of post ten laatste 8 dagen na de manifestatie naar uw lokaal inningskantoor; c) u verstuurt, indien gevraagd, de Opgave van ontvangsten volledig ingevuld en ondertekend via mail, fax of post ten laatste 8 dagen na de manifestatie naar uw lokaal inningskantoor; d) u betaalt de rechten naargelang het toegepastbare tarief binnen de gestelde termijn. Indien één van deze voorwaarden niet is vervult wordt een tariefverhoging van 30% toegepast. (*) Wij onderscheiden 3 soorten van opgaves van uitgevoerde werken: indien u een feest, bal of fuif organiseert Opgave van de uitgevoerde werken - DJ / Mechanische toestellen indien u een live concert of festival organiseert Opgave van de uitgevoerde werken - Live muziek indien u een klassiek concert, voordracht, beiaard of Hafabra-gebeuren organiseert Opgave van de uitgevoerde werken - Klassieke muziek / HaFaBra / Voordracht / Beiaard Meer info vind u op ook op www.sabam.be